2022年6月17日(金)

システム内製化で提案依頼書(RFP)は不要!?押さえておくべき3つのポイント

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本記事は内製化支援を行っているプランニング部が、システムの自社製作(内製)を行う上で押さえておくべきポイントを3つ解説しています。パイプドビッツが提供する内製化支援サービスの利用を想定した内容になっていますが、内製化をすすめる際に必要な観点となっていますので、ぜひ参考にしてみてください。
この記事はこんな人に向いてます
・DXを推進している
・システムの内製化を検討している
・システム内製のプロジェクト立ち上げを任された
・内製化の支援を受ける時に気をつけるべき点を知りたい

そもそもRFPとは?

「提案依頼書(以下、RFP)」というものを初めて聞いたという方もいるのではないでしょうか。
一方、システム開発に携わった経験のある方には、馴染みのある用語ではないかと思います。
これまでシステム開発経験がなかったという方向けに、まず、その意味を再確認していきましょう。

 
発注側企業のIT担当者や情報システム部門の担当者が、SIerやシステムベンダーに対してシステム構築・リプレイスを依頼する際に、自社システムに必要な要件や実現したい業務(解決したい課題とあるべき姿)などを示す書類です。
(出典) https://www.nttdata-bizsys.co.jp/column/2019/000599.html(2022年6月17日アクセス)

上記のとおり RFPは提案を依頼するためのものです。

RFPが必要になる背景として、1つのシステムに対して複数のSIerやシステムベンダーから適切な提案を受けたい発注側の事情が挙げられます。従来、一定規模のシステム構築にあたっては、複数のSIerやシステムベンダーから提案・見積金額を提示してもらうケースが多く、1社ずつヒアリングを行い、お互いの認識をすり合わせ、提案をまとめてもらうにはヒトも時間も当然足りません。

そこで、発注企業側が必要な要件や業務を自ら整理し、細かな情報をテキストに落とし込んだRFPを送付し、複数のSIerやシステムベンダーから提案を受けるという流れができあがりました。

内製にRFPは不要か

発注側としてシステムの提案を受けるのに対し、自社でシステム構築などを行う内製にRFPは不要なのでしょうか?

結論、 完全なRFPを作る必要はないと考えています。
しかし、RFPの中には、内製する場合でも押さえておくべきポイントになる要素があります。
RFPは、要件や業務を整理することで、複数社とのコミュニケーションの効率を上げる側面があります。そのため、
コミュニケーションの効率を上げるという視点は内製化をすすめる上でも重要です。

発注側の立場では、複数のSIerやシステムベンダーとのコミュニケーションが必要でした。
一方で内製では、これらのコミュニケーションが不要となると言われていますが、その代わりとして、社内の関係者や内製を支援する企業との関わりが発生し、引き続きコミュニケーションが必要となります。そして、コミュニケーションを円滑に行うために情報や実現したいものが整理されていない状況では、プロジェクトとしての成功確率を大きく下げることになってしまいます。しかしながら、懇切丁寧な資料づくりに徹していては、内製の機動力の高さは活かせません。
つまり内製、又はその支援を受ける時に(RFPを参考に)ポイントを押さえた資料作成が重要と言えます。

押さえておくべき3つのポイント - イメージ資料

Webシステムの内製であっても、RFPを参考に、押さえておくべき点があることは上述のとおりです。
では実際に、押さえておくべき3つのポイントについて解説していきます。

RFPをきっちり作り込む場合、広範囲の業務およびシステム・IT知識が必要となります。
また、内製化によるアドバンテージにはスピードがあります。そこで以下の3つをまずは押さえて、内製化を推進していくことがオススメです。
①概要
②フロー
③機能説明
それぞれについてイメージをもってもらうため、以下のスライドをご覧ください。
下図3枚のスライドは、弊社「 内製化支援サービス」にご依頼いただくケースを想定し作成したものです。
この資料は完成系ではありません。ここから議論・改善し、構築に進むことで、当初の狙いの実現がしやすくなります。

図1.概要(プロジェクト名やその目的・理由を記載します)
overview
図2.フロー(作成を目指すシステムでは「どんな画面や機能がほしいのか」という要望を示します)
sys-flow
図3.機能説明(どんなふうに動いてほしいかの説明を記載します)
functions
思ったよりもしっかり資料を作る必要があると思われた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、完全なRFPを作ろうと思うと、Microsoft Word 形式で最低でも20〜30ページのボリュームになります。
RFPの作成と比較すると、非常にシンプルな内容になっています。

上図をもとに簡易的なテンプレートを配布しています。ご活用いただけますと幸いです。

なお、資料作成の狙いは、あくまでもコミュニケーションの効率を上げることだという事を意識すると良いと思います。
初回作成後も、随時、資料の追加・ブラッシュアップを継続していくことが重要です。

押さえておくべき3つのポイント - 解説

押さえておきべき3つのポイント、概要・フロー・機能説明について解説していきます。
概要
概要には、プロジェクト名やその目的・理由を記載します。まとめた内容は、
進行の都度、参照し、当初の目的から乖離してしまっていないか確認することが重要です。
また、当初のビジネス環境や社内の状況変化を「理由・背景」などとして記載し、
前提条件が変わってしまっていないかをチェックする材料になることも作成のメリットとして挙げられます。
くわえて、構築するシステムが、誰を対象にしているか明記し、コミュニケーションの効率を上げていきましょう。
フロー
どんなものを作りたいかの概要を視覚的に示します。まとめる際に意識したいことは、
厳密性をもとめすぎないことです。システム利用者が、どんな画面・メニューに進むことができると良いのか。
各画面のつながり(分岐やデータの参照など)はどうなっていると望ましいのか。
利用する側の目線に立って自然なものになっているか考えると良いでしょう。
機能説明
作成を目指すシステムで「どんな機能がほしいのか」という要望を記載します。情報は箇条書きでも構いません。
フローの中で出てきた画面・メニューについて、イメージする動きを記載しておくことが大切です。

よくあるケースをもとに記載するメリットを説明すると、画面・メニューは整理できたので作り始めたところ、
「見た目は整えたものの思った動きが作り込まれておらず慌てて修正する」といった事態を防ぐことができます。
企画担当と製作担当の距離が近い内製であっても、画面・メニューに紐づいた動きを言語化しておくことは、
構築・コミュニケーションの観点からも望ましいと言えます。

以上、3つのポイントについて解説しました。
その他の点については必要になった時に追加していく意識で進めていくと良いでしょう。
内製の機動力の高さを活かし、上記3つを押さえた動き出しを図りましょう!

支援を受けるなら必須

コミュニケーションの効率を上げるという観点から内製にもRFPに見習うべき点があることを書いてきました。
そして、いまや内製化支援を謳うサービスが多く存在しています。
内製化を進める上で、これらのサービスを利用する選択肢もあり得ます。

しかし、内製化の支援を受ける立場になったとしても、企業・担当者が主体的に考え、推進するためには、
本記事で解説した3つのポイントは変わらず押さえておくべきであると言えます。
また、他社の支援に依存した状態は、本来、望ましいものとは言えないのではないのでしょうか。
内製化したい企業・担当者自身が自律しつつ、能動的に支援をうけることができるよう、
少なくとも、概要・フロー・機能説明の3つの言語化が必須である
と言えます。

そんな内製化したい企業・担当者様向けに、弊社も「 内製化支援サービス」の提供を開始しました!
本記事でご紹介した3つをもとに、目的達成のご支援をさせていただきます。ぜひお声がけください!

まとめ

最後に本記事の内容をまとめると以下の通りです。
・内製であっても、提案依頼書(RFP)の一部要素は言語化しておくべき
・特に内製化支援を受ける場合には必須
・押さえておくべき3つのことを言語化し、コミュニケーションの効率を上げよう
いかがでしたか?本記事では、システムの自社製作(内製)を行う上で押さえておくべきポイントを3つ解説しました。
企業のDXの一つとして、システムの内製化の検討を進める企業も多いかと思いますが、
パイプドビッツの 内製化支援サービスで御社の自律した内製化のサポートをいたします。ぜひご相談ください!

この記事を書いた人

プランニング部