設計情報

投稿者:SPIRERS ナレッジ向上チーム 2021年11月25日 (木)

【デモ】お問合せ履歴管理システム

お問い合わせに対して、チャットのような形式で顧客とやり取りが可能なお問合せフォームを作成いたしました。
対応履歴が残りますので、こちらのシステム内で対応履歴の確認が可能です。
今回はこちらのシステムの操作手順をご紹介いたします。

デモ概要

受けつけたお問合せに対して、履歴を残す形で利用できるページを作成いたしました。
顧客と迅速かつ密に対応することができ、対応の履歴もしっかりと残ります。

【ユーザー側】新規問い合わせ受付
【管理側】問い合わせ返答
※登録データは用途によっては不特定多数が見えるものがありますので、必ずテストデータのみ登録お願いします。

問合せ登録手順

①を入力し、【確認】をクリックします。

①で入力した内容が、②に表示されます。
②の内容を確認の上、問題なかったら【お問い合わせ】をクリックします。

問い合わせ完了ページが表示されます。

管理者側の運用手順

登録された問い合わせに対して、回答が可能です。

①に管理者IDとパスワードを入力し、ログインします。

ログイン後、問い合わせ一覧が表示されます。
②をクリックすることで、問い合わせに回答することが可能です。

③に問い合わせ内容が表示されます。
④のステータスを「回答済み」にし、⑤の返信内容を入力し「登録」をクリックすることで、回答が可能です。

問い合わせ返信完了ページが表示されます。
⑥「戻る」を押すことでお問合せ詳細ページに遷移します。

先ほど入力した回答が履歴に表示されます。

管理者が問い合わせへの返信を完了すると、問い合わせ登録時に入力したメールアドレス宛に完了メールが送付されます。
添付されている⑧URLをクリックすることで、管理者への返信を入力することが可能です。

顧客返信手順

管理者の回答に対して返信が可能です。

①の返信内容を入力し、「登録」をクリックすることで返信が可能です。

①で入力した返信の内容②が履歴に表示されます。

問い合わせ対応終了手順

問い合わせのやり取りを終了する場合は、ステータスを「終了」、返信内容を入力し「登録」をクリックします。

先ほど入力した返信内容②が履歴に表示され、画面下に③「こちらのお問い合わせは終了となっております」と表示されます。

5.お問合せ履歴管理システムの利用メリット

①チャットのようなやり取りが可能
   →チャットのような感覚で管理者と顧客のやり取りを行えます。
②やり取りの履歴が残る
   →問い合わせの一覧だけでなく、対応したやり取りも履歴を残すことが可能です。
③管理者の回答を速やかに確認することが可能
   →通知メールが送付されるため、管理者の返信を顧客が見逃す可能性が低いです。

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