「お問い合わせ者」とお問い合わせ対応をする「各担当部署」、お問い合わせ全体を統括する「販売促進部」を登場人物としたお問い合わせ管理アプリを想定しました。
また、以下の業務を想定します。
業務フロー図を作成すると全体の業務が可視化され、頭の中に思い描いたイメージの整理にもなります。
簡単な業務フロー図を作成するのもおすすめです。

整理した登場人物と業務フローを元に、アプリを作成していきます。 ※ 運営側操作画面（赤枠部分）については ユーザ・グループ・アプリロール設定記事をご覧ください。

今回は以下2つのDBを作成します。
詳しい作成手順は DB機能 をご覧ください。

▼お問い合わせマスタDBフィールド一覧

項目名	フィールドタイプ	DB上で必須な属性
お問い合わせステータス	セレクト	セレクト項目 　1:新規登録 　2:返信済み 　3:再質問 　4:終了 デフォルト値：新規登録
お名前	テキスト	なし
メールアドレス	メールアドレス	入力制約：あり
お問い合わせ種別	セレクト	セレクト項目 　1:SPIRAL ver.1について 　2:SPIRAL ver.2について 　3:採用について
お問い合わせ内容	テキストエリア	なし
回答希望日	日付	なし
認証用ランダムキー	テキスト	入力制約：あり ユニーク制約：あり

▼お問い合わせコメントDBフィールド一覧

項目名	フィールドタイプ	DB上で必須な属性
お問い合わせマスタ参照	参照フィールド	参照先DB：お問い合わせマスタDB 参照レコード数：1レコード ラベルフィールド：ID
お問い合わせ種別	セレクト	セレクト項目 　1:SPIRAL ver.1について 　2:SPIRAL ver.2について 　3:採用について
お問い合わせステータス	セレクト	セレクト項目 　1:新規登録 　2:返信済み 　3:再質問 　4:終了 デフォルト値：再質問
【担当部署用】お問い合わせステータス	セレクト	セレクト項目 　2:返信済み 　4:終了 ※お問い合わせステータスフィールドへ連携するため、ラベルIDは" 2 " " 4 "で設定します
コメント	テキストエリア	なし
添付ファイル	ファイル	なし
投稿者フラグ	セレクト	セレクト項目 　1:ユーザ 　2:担当者 デフォルト値：ユーザ
担当者フラグ	セレクト	セレクト項目 　2:担当者 デフォルト値：担当者 ※投稿者フラグへ連携するため、ラベルIDは" 2 "で設定します

DBトリガについて

本アプリでは「お問い合わせステータス項目」「各担当部署が使用するお問い合わせステータス項目」を分けて用意し、レコードアクションでお問い合わせステータス項目に連携するよう設計しました。
1つの種別項目で管理をすると担当者が誤って「お問い合わせステータス：再質問」に変更してしまう可能性があるため、「返信済み、終了」のみしか選べないようにしています。
そしてお問い合わせ者と担当者がコメント登録をすると紐づくお問い合わせマスタデータのお問い合わせステータスが連携して更新されるようレコードアクショントリガを設定します。

またコメント投稿者を判別する「投稿者フラグ（ラベル：ユーザ｜担当者）」を用意し、連携されるようレコードアクショントリガを設定します。

具体的な レコードアクション の処理発動条件をご案内します。

●【担当部署用】お問い合わせステータス を お問い合わせステータス へ連携　トリガ
※お問い合わせコメントDBの登録トリガで設定します

●【担当者コメント時】お問い合わせステータスをお問い合わせマスタDBへ連携　トリガ
※お問い合わせコメントDBの登録トリガで設定します

●投稿者の分岐　トリガ
※お問い合わせコメントDBの登録トリガで設定します

●【お問い合わせ者コメント時】お問い合わせステータスをお問い合わせマスタDBへ連携　トリガ
※お問い合わせコメントDBの更新トリガで設定します
以上でDB関連の設定は完了です。
どのフィールドタイプが適しているのか迷った場合は、 フィールドタイプの選び方 をご参考ください。

メールアクションについて